Guide pratique du Courrielleur

Un article de Courrielleur.

Guide pratique pour l’utilisation du Courrielleur

Le Courrielleur est un outil qui permet d’envoyer des courriels à une liste de destinataires. L’outil est accessible sur Internet par le biais d’une inscription et l’utilisation est tarifiée selon l’usage. Les destinataires doivent au préalable avoir autorisé ou demandé l’envoi du message. Les listes d’abonnés doivent être hébergées sur notre serveur.

L’interface du Courrielleur est divisée en deux sections principales. L’une d’elle permet la préparation d’une campagne et de ses envois, étape par étape, tandis que l’autre est destinée à la gestion des destinataires. L’outil vous permet de passer d’une étape à l’autre et de revenir en arrière en tous temps pour modifier des éléments dans une étape précédente. Il permet aussi de comptabiliser vos statistiques selon les paramètres que vous avez fixés.

Vos campagnes sont conservées en tout temps dans l’outil et consultables au besoin en entrant simplement votre adresse de courriel et mot de passe.

L’outil permet de gérer les comptes des usagers pour leur donner des droits différents.

Sommaire 1 Campagnes 1.1 Créer une campagne 1.2 Créer un envoi 1.3 Rédiger le message 1.4 Tester avant d'envoyer 1.5 Envoi 2 Statistiques 3 Contacts 3.1 Créer une liste 3.2 Les permissions 3.3 Importer une liste 3.4 Gérer la liste 3.5 Gérer les membres 3.6 Créer et gérer des champs pour l'entrée d'information 3.7 Segmenter/création de sous-listes 3.8 Codes d'inscription et de désinscription pour votre site Web 4 Comptes 4.1 Inscription 4.2 Gestion des comptes 4.3 Facturation

Campagnes

Créer une campagne

Une campagne est composée d’un ou plusieurs envois. Pour faire un envoi il faut tout d’abord créer une campagne en lui donnant un nom explicite qui vous permettra d’y référer facilement. Ce nom n’apparaîtra nulle part dans vos envois. Il s’agit uniquement d’une façon de le retrouver. Une fois que vous avez entré un nom dans la fenêtre NOM DE LA CAMPAGNE ce nom apparaîtra dans la page. Vous pouvez ensuite créer vos envois.

Créer un envoi

Un envoi est le message que vous enverrez à vos destinataires. Pour créer un envoi vous devez commencer en lui donnant un nom explicite qui vous permettra d’y référer facilement. Ce nom n’apparaîtra nulle part dans vos envois. Il s’agit uniquement d’une façon de le retrouver. Une fois que vous avez entré un nom dans la fenêtre NOM DE L’ENVOI vous serez dirigé vers une nouvelle fenêtre où l’on vous demandera de choisir votre liste de destinataires.

Le message sera envoyé à une liste de destinataires. Vous devez donc créer cette liste en entrant le nom de chacun des destinataires ou importer une liste existante.

Rédiger le message

C’est à l’étape Votre message qu’on vous demandera d’entrer tous les paramètres pour définir le message qui sera envoyé.

Nom de l'expéditeur

Entrez ici le nom de la personne ou de l’organisme de qui provient le message qui est envoyé

Courriel de l'expéditeur

Entrez ici le courriel d’où provient le message. Cette adresse doit être une adresse valide. Par défaut, il s’agit de l’adresse du compte Courrielleur.

Sujet

Entrez ici le sujet du message. Ce sujet doit être le plus explicite possible et comporter le moins de caractères possibles pour être lu par le plus de navigateurs. Consultez cette section pour des conseils pour rédiger un sujet efficace.

Éditeur HTML

• actif: vous permet d’ajouter des codes HTML à un message que vous inscrivez dans la fenêtre ou que vous avez collé d’un logiciel de texte.
• inactif: à utiliser lorsque votre texte est déjà formatté en HTML

Version HTML et version texte 

il est préférable de faire les deux versions de votre message pour vous assurer que tous les destinataires pourront le lire correctement. La version HTML leur sera envoyée par défaut et dans les rares cas où leur navigateur ne permet pas la lecture, la version texte leur sera alors livrée.

Ajouter une ou des images 

Il est important d’ajouter des images dans votre message pour inciter les destinataires à afficher les images de votre message. En plus d’en faire un envoi plus attrayant, les statistiques sont comptabilisées à partir d’une image invisible insérée dans le message. Les navigateurs configurés par défaut pour ne pas afficher les images ne seront donc pas comptabilisés dans les statistiques et vous n’aurez pas un portrait réel du succès de votre envoi. Les images doivent être hébergées sur votre propre serveur. L’outil fera la requête de façon transparente pour l’usager.

Insérer un élément de personnalisation/Insert a personalized item

Intègre des bannières (tags) HTML dans le texte pour permettre l’ajout d’éléments d’information que vous avez dans votre base de données pour personnaliser votre courriel tel le nom du destinataire [name] (ex. Bonjour [Monsieur Untel]), son adresse de courriel [email], etc… Ces éléments apparaissent dans le menu déroulant lorsque qu’ils sont disponibles. Notez que vous devez l’ajouter dans les versions HTML et texte indépendamment.

Insérer un lien personnalisé/Insert a personalized link. Intègre des liens HTML dans le texte

• Faites suivre ce courriel [forward]: permet d’insérer un lien dans le code pour permettre à la personne de faire suivre facilement ce courriel à une autre.
• S’inscrire à la liste [subscribe]: permet à une personne qui a reçu un courriel qu’une autre personne lui a fait suivre de s’inscrire facilement à la liste de diffusion.
• Annuler l’inscription à la liste [unsubscribe]: permet au destinataire de se désinscrire de la liste. Attention : ne pas utiliser si on utilise le lien en bas de page Insérer un lien de désinscription
• Afficher le courriel [SHOWEMAIL] : permet au destinataire de faire afficher le message dans une nouvelle fenêtre

Notez que vous devez les ajouter dans les versions HTML et texte indépendamment.

Options 

vous devez cocher les options qui vous intéressent pour les appliquer à votre envoi :

• Statistiques de clics pour la version HTML vous permettra de comptabiliser les clics sur les liens de la version HTML votre message.
• Statistiques de clics pour la version texte vous permettra de comptabiliser les clics sur les liens de la version texte votre message.
• Statistiques d'ouverture des courriels vous permettra de comptabiliser les courriels qui ont été ouverts. Lire la section sur l’ajout d’une image au courriel pour mieux comprendre la façon  ;Insérer un lien de désinscription dans le bas des courriels permet aux destinataires de se désinscrire de l’envoi s’ils le souhaitent. C’est un élément essentiel pour assurer la confiance avec les abonnés d’une liste. Attention : ne pas utiliser si on utilise le lien dans le menu Annuler l’inscription à la liste

L’encodage peut être fait en version UTF-8 ou ISO-8859-1. On recommande l’utilisation d’ISO-8859-1 pour les courriels en langue française parce qu’il est mieux supporté par les navigateurs.

Tester avant d'envoyer

La fonction Envoi d’un message test vous permet d’envoyer votre message à l’adresse du compte, indiquée par défaut, et/ou à celles d’autres destinataires. Il est bon de tester le message sur plusieurs outils de courriels différents pour voir comment il s’affiche.Vous pouvez envoyer les deux versions texte et HTML ensemble ou séparément. Si vous les envoyer ensemble, vous verrez la version par défaut de votre navigateur. L’envoi séparé vous permet de voir les deux versions dans deux courriels différents.

Envoi

L’envoi peut être fait immédiatement en cliquant le bouton Envoyer maintenant. Il faut toutefois compter quelques minutes pour que le serveur débute l’opération. Selon la taille de la liste, l’envoi peut prendre de quelques minutes à quelques heures. Il est aussi possible de faire l’envoi à un moment prédéterminé en sélectionnant la date et l’heure souhaitées pour l’envoi dans le menu déroulant. L’envoi débutera à ce moment. Le fuseau horaire est celui qui a été déterminé lors de l’inscription.

Statistiques

Dès que l’envoi est commencé vous pouvez avoir des statistiques. Un résumé statistique est disponible sous forme de graphique et de chiffres.Vous pouvez savoir :

• Le nombre de courriels qui ont été envoyés, le nombre et le %. 100% de l’envoi signifie que tous les courriels ont été envoyés et que l’envoi est complété.
• Le nombre de courriels ouverts au moins une fois. De ce nombre, certains courriels peuvent avoir été vus mais non-comptabilisés comme cette statistique est basée sur la détection des images. Plus d’information sur la détection des images.
• Le nombre de courriels dont au moins un lien a été cliqué.
• Les adresses invalides vous donnent le nombre de courriels qui n’ont pas été livrés pour différentes raisons.
• Les désinscriptions indiquent le nombre de personnes qui se sont désinscrits de votre liste.

Les statistiques sont aussi disponibles de façon détaillée :

• L’activité par heure vous indique le nombre de courriels ouvert heure après heure. En cliquant sur ce nombre, vous pouvez voir l’adresse de courriel et le DNS de chacune des personnes qui ont ouvert un courriel. Toutes les ouvertures sont indiquées, même si une personne a ouvert un courriel plusieurs fois. Si l’adresse est la même mais que le DNS a changé, cela peut indiquer que la personne ait fait suivre ce courriel à une autre. Cette section vous permet aussi de voir ceux qui ont cliqué sur des liens.
• Clics sur les liens vous donnent des statistiques sur les liens qui ont été cliqués par les destinataires. Vous y trouverez le lien (cliquable) ainsi que le nombre de clics des destinaires uniques et le nombre total de clics sur le lien.
• Adresses invalides vous donne le détail des messages d’erreur reçus par le serveur lors de l’envoi.
• Désinscriptions vous indique le nombre de désinscriptions heure après heure. En cliquant sur ce nombre, vous pouvez voir l’adresse de courriel et le DNS de chacune des personnes qui se sont désinscrites de votre liste.

Contacts

Créer une liste

Pour créer une liste, vous devez inscrire son nom dans la fenêtre réservée à cet effet. Vous pourrez ensuite créer ses usagers un à un ou importer une liste de destinataires que vous avez déjà.

Type de permission

Le type de permission pour cette liste détermine ce que vous le mode de confirmation de l’inscription des usagers à votre liste.

• Le mode Simple (single opt-in), ne requiert pas de confirmation, les usagers entrent leur adresse de courriel dans l’espace prévu à cet effet et sont immédiatement inscrits à votre liste.

• Le mode Avec confirmation (double opt-in), requiert des usagers de confirmer leur inscription à la liste en répondant à un courriel de confirmation personnalisé. Il s’agit d’une façon de s’assurer que la personne possédant l’adresse de courriel souhaite vraiment s’inscrire à la liste et qu’il ne s’agit pas d’une personne ayant inscrit l’adresse d’une autre. C’est un mode plus sécuritaire que nous vous conseillons d’utiliser.

Expéditeur

Vous devez choisir un expéditeur par défaut, le nom et le courriel de la personne, ou de l’organisation, de qui proviendront les envois faits à cette liste. Vous pourrez ensuite les modifier pour un envoi en particulier.

Langue

Le choix de la langue pour cette liste est utilisé lorsque vous ajoutez des liens d’inscription ou autre dans vos courriels qui font appel à des formulaires. Ils permettront l’affichage dans la bonne langue de ces liens et formulaires.

Les permissions

Lorsque vous faites un envoi par courriel, vous êtes tenu d’avoir les permissions de CHACUN des destinataires de votre liste. C’est-à-dire que chacun des destinataires doit s’être inscrit à votre liste pour recevoir CET envoi en particulier. Voici notre politique liée aux permissions:

Les permissions doivent être appropriées pour ajouter quelqu'un à votre liste.

Avant d'ajouter des destinataires à votre liste de contacts vous devez vous assurer d'avoir la permission de chacun d'entre eux. Pourquoi? Parce que si vous n'avez pas la permission de vos destinataires vous faites du «pourriel» (spam) et vous pourriez perdre toute crédibilité envers vos usagers, être dénoncé ou encore être poursuivi selon les lois anti-pourriels. Le principe des permissions est simple: vous pouvez envoyer des courriels uniquement aux personnes qui vous en ont explicitement fait la demande, c'est-à-dire donné leur permission. Si vous ne pouvez nous assurer que toutes les personnes inscrites à votre liste vous ont explicitement autorisé à leur envoyer des courriels, nous devrons annuler votre compte.

OUI, J'AI TOUTES LES PERMISSIONS SI LE DESTINATAIRE:

• S'est formellement inscrit en ligne à votre liste Le destinataire s'est inscrit à votre liste à partir de votre site en sélectionnant le, où les, envois qu'il souhaitait recevoir en cliquant dans des boîtes - vides par défaut - ou en entrant son adresse de courriel dans une fenêtre prévue à cet effet (single opt-in). Pour plus de clarté, vous pouvez aussi envoyer automatiquement un message de confirmation à l'inscription à la liste à votre destinataire qui doit y répondre pour confirmer son inscription à la liste (double opt-in). Vous pouvez faire l'inscription à votre liste à partir du site d'un partenaire à la condition qu'il soit explicite que l'usager s'inscrive à VOTRE liste.
• S'est formellement inscrit hors-ligne à votre liste Le destinataire s'est inscrit à votre liste en complétant un formulaire sur papier, un sondage ou en participant à un concours. Il vous a donné la permission de le contacter par courriel sur un sujet, ou des sujets spécifiques, par exemple en cochant une case.
• Vous a formellement fait la demande avec la remise d'une carte d'affaires Si le destinataire vous a donné sa carte d'affaires lors d'un événement ou d'une rencontre en demandant explicitement à être contacté sur un sujet particulier, vous avez sa permission. Nous vous recommandons toutefois de faire un message d'introduction pour lui rappeler ce à quoi il s'est inscrit et quand. Vous pouvez profiter de l'occasion pour lui demander de confirmer son inscription (double opt-in).
• Vous a formellement fait la demande sur un sujet spécifique Si le destinataire vous a donné sa carte d'affaires lors d'un événement ou d'une rencontre en demandant explicitement à être contacté sur un sujet particulier, vous avez sa permission. Nous vous recommandons toutefois de faire un message d'introduction pour lui rappeler ce à quoi il s'est inscrit et quand. Vous pouvez profiter de l'occasion pour lui demander de confirmer son inscription (double opt-in).

NON, JE N'AI PAS TOUTES LES PERMISSIONS SI LE DESTINATAIRE:

• Adresse de courriel copiée sur Internet ou d'une autre source Le fait de publier une adresse sur Internet, dans un bottin ou sur une carte d'affaires ne vous donne pas le droit de l'utiliser dans votre liste.
• Aucun courriel envoyé depuis les deux dernières années Même si une personne vous a donné la permission de lui envoyer des courriels, si elle n'a rien reçu depuis trop longtemps, elle aura oublié et considérera votre courriel comme étant un pourriel. La norme de l'industrie est qu'une permission expire après deux (2) années sans contact.
• L'adresse a été obtenue d'une tierce personne Si vous avez acheté, loué ou emprunté une liste d'une tierce personne, même s'il s'agit d'une liste avec permissions, vous ne pouvez utiliser cette liste car les destinataires n'ont pas donné la permission de recevoir spécifiquement des messages de votre part.
• Est un client mais n'a pas fait de demande Le fait qu'une personne soit votre client ne vous autorise pas automatiquement à lui envoyer des messages de promotion par courriel. Cette personne doit vous avoir fait formellement la demande de la contacter sur une sujet spécifique.
• L'adresse de courriel est générique ou utilisée par plusieurs personnes: ex: ventes@domaine.com
• L'adresse de courriel est celle d'une liste de distribution ou liste d'envoi Vous ne pouvez pas envoyer de courriel à une adresse qui fait suivre à plus d'une personne, telle une liste d'envoi ou une liste de distribution, car il est impossible de déterminer que chaque membre de la liste s'est inscrit individuellement et pourra se désinscrire s'il le souhaite.

Il est interdit d’utiliser le Courrielleur pour des listes pour lesquelles vous n’avez pas les permissions.

Nous nous réservons le droit d'annuler une liste qui génère des plaintes pour pourriels même si le propriétaire de la liste nous a confirmé avoir les permissions.

Importer une liste

Il est possible d’importer une liste de membres que vous avez dans un autre logiciel. Pour cela, vous devez la préparer en format CSV ou TXT (à partir d’Excel, Outlook ou autre). Il s'agit ensuite de définir les paramètres pour l'importation. Si vous avez un CSV, le séparateur de champs sera le ;. Assurez-vous que vos données soient au format tel que présenté: info@courrielleur;Courrielleur;Ariane et que les accents soient pris en charge lors de l'importation.

Gérer la liste

Vous pouvez très facilement à partir de la page Vue d'ensemble de la liste : ajouter ou retirer des usagers, voir ceux qui se sont retirés de la liste, modifier les champs, créer des sous-liste, faire vos messages d’accueil, etc…

Gérer les membres

Vous pouvez en tout temps retirer ou modifier facilement une personne inscrite à votre liste et voir le statut de chacun de vos membres.

• L’onglet Actifs vous permet de voir tous les membres de la liste dont les adresses sont fonctionnelles.
• L’onglet Désinscriptions garde en mémoire de façon permanente les adresses des membres qui se sont retirés de la liste.
• L’onglet Adresses invalides garde en mémoire de façon permanente les adresses qui ne sont pas valides et pour lesquelles les envois n’ont pu être faits.
• L’onglet Désinscriptions garde en mémoire de façon permanente les adresses des membres que le gestionnaire a retirées de la liste.
• L’onglet Désinscriptions garde en mémoire de façon permanente les adresses des membres qui se sont retirés de la liste
• L’onglet Courriels en attente garde en mémoire de façon permanente les adresses des membres qui se sont retirés de la liste
• Le champ Recherche permet de chercher une adresse, ou une partie d’adresse dans la liste des membres

Créer et gérer des champs pour l'entrée d'information

Le champs obligatoire est le champs courriel qui vous permet de faire vos envois. Mais vous pouvez ajouter d’autres champs vous permettant de personnaliser vos envois (nom, prénom ex : ex. «Bonjour Jean Tremblay») ou de les segmenter (sexe, ville) dépendamment des besoins que vous avez. Mais rappelez-vous que vous devez être justifié de poser toutes ces questions à vos usagers et que vous êtes responsables des renseignements personnels que vous avez acquis et en faire un usage respectant les politiques de protection de la vie privée qui ont cours.

Segmenter/création de sous-listes

Le Courrielleur est un outil puissant qui vous permet de créer des sous-liste selon différents critères. Il fonctionne avec des fonctions telles : plus grand, plus petit, égal à, etc… Il est possible par exemple de créer un sous-groupe avec des gens de moins de x âge ou d’un code postal similaire, etc… Il est toujours préférable de faire appel à des spécialistes du marketing ciblé si vous avez des besoins spécifiques complexes qui demandent une réflexion stratégique. Communications personnalisées : trois messages sont disponibles pour communiquer automatiquement avec vos usagers. Le Courriel de bienvenue vous permet d’accueillir un nouvel abonné à votre liste. Le Courriel d'aurevoir est envoyé lorsqu’une personne se désinscrit de votre liste. La Page Faire suivre permet à un usager de faire suivre un message à un ami. Si vous avez sélectionné le mode Inscription avec confirmation (double opt-in), vous pourrez aussi avoir un message personnalisé. Il est possible de configurer facilement tous ces messages en format HTML et en texte.

Codes d'inscription et de désinscription pour votre site Web

Les codes d’inscription et de désinscription sont disponibles pour créer un formulaire directement sur votre site. Lorsque les gens s’inscriront ou se désinscriront, les données seront prises en charge par le Courrielleur. Il s’agit de couper et copier le code sur votre page web pour permettre aux visiteurs de s'inscrire à votre liste ou de se désinscrire.

Pour le formulaire d’inscription, les champs de votre liste sont disponibles par défaut. Il s’agit de modifier les champs de la liste pour avoir le format requis (prenom, nom, courriel). Il peut être préférable de faire appel à des spécialistes pour préparer ce formulaire et vous assurer de recueillir les éléments dont vous avez besoin. Il est recommandé de mettre un URL comme page de redirection afin de remercier le membre de s'être inscrit. Vous devez bâtir une page sur votre site et inscrire l'URL dans le bas de la page "Courriel de bienvenue".

Comptes

Inscription

Il est très simple de s'inscrire au Courrielleur pour pouvoir l'utiliser en complétant simplement le formulaire en ligne. Les champs obligatoires sont accompagnés d'un *. Une fois qu'un compte a été ouvert, l'administrateur peut créer des comptes pour d'autres personnes en choisissant les permissions qui leurs ont attribuées.

Gestion des comptes

Pour un même compte, il est possible de créer des usagers ou des groupes d’usagers avec des mots de passe et des permissions différentes. Pour cela, il suffit d’inscrire les renseignements appropriés dans le formulaire et établir les permissions. Le gestionnaire de compte a toutes les permissions et tous les accès et l’administrateurs XYZ .

Soyez prudents dans les types d’accès que vous donnez aux usagers pour vous assurer de préserver l’intégrité de votre liste et la protection des données personnelles des personnes inscrites.

Facturation

Combien 

les tarifs du Courrielleur sont extrêmement abordables. L’utilisation est gratuite pour moins de 1000 envois par mois et de moins de 1 sous par envoi pour des envois plus importants. Voir la grille de tarifs: (http://www.courrielleur.com/tarification.php).

Comment 

l’utilisation est comptabilisée automatiquement selon vos envois et est inscrite à mesure dans notre interface de facturation. Vous pouvez y accéder en tous temps avec votre nom d’usager et mot de passe.

Le paiement peut se faire de 2 façons 

par carte de crédit, directement dans l’interface sécurisée ou par chèque, sur réception de la facture électronique envoyée par courriel chaque mois.