Si la loi canadienne anti-pourriel vous laisse perplexe, vous n'êtes pas seul. Ce guide a été rédigé pour vous permettre de comprendre facilement quels changements (le cas échéant) vous devez mettre en œuvre pour vous conformer à cette nouvelle législation. Il a été rédigé de manière concise, dans un français simple, tout en vous donnant tout ce dont vous avez besoin pour vous assurer que vous restez conforme.

La LCAP a pris près d'une décennie pour en arriver là où elle est aujourd'hui. Il n'a jamais été question d'étouffer les entreprises au Canada.

Cette législation touche à tous les aspects de la communication numérique, y compris les médias sociaux, le téléphone cellulaire et courriel dans une approche "technologiquement neutre". À la base, la LCAP est simplement un moyen pour les Canadiens (et ceux qui font du marketing au Canada) de promouvoir le commerce électronique tout en réduisant le nombre de pourriel, de logiciels espions et malveillants, d'hameçonnage et de vol d'identité.

La LCAP s'applique-t-il à moi ?

C'est la première question à laquelle vous devez répondre vous-même et la réponse courte est :
La LCAP sera appliqué à toute personne au Canada et à toute personne qui envoie des messages électroniques commerciaux (MEC) aux Canadiens.

Si vous possédez ou exploitez une entreprise au Canada, ou si votre liste comporte des adresses électroniques se terminant par ".ca", il est fort probable que la LCAP s'applique à vous. Si vous possédez ou exploitez une entreprise à l'extérieur du Canada et que le ou les destinataires de votre liste ne sont PAS au Canada, la LCAP ne s'applique pas. Toutefois, vous devez quand même respecter les règles et règlements de l'État étranger dans lequel vous vivez.

Si vous n'êtes pas certain que les destinataires de votre liste résident au Canada, c'est à vous de vous renseigner.

Le pays d'origine de vos destinataires est une information précieuse, et maintenant elle pourrait vous aider à vous assurer que vous êtes en conformité avec cette nouvelle loi. Si vous ne l'avez pas, assurez-vous d'envoyer une campagne pour l'obtenir. La géolocalisation de l'adresse IP est un autre outil utile, mais ne vous fiez pas uniquement à cette information, elle n'est pas toujours fiable car les gens peuvent être en voyage au Canada.

Qu'est-ce qu'un "CEM" ?

Selon la définition du CRTC*, un CEM est tout message électronique qui "encourage la participation à une activité commerciale", qu'il y ait ou non une attente de profit.

Quelles sont les exigences de la LCAP?

Consentement

Si vous envoyez des messages électroniques commerciaux (MEC) à quiconque au Canada, vous devez vous assurer que vous avez le consentement (exprès ou implicite) pour le faire.

Identification

L'expéditeur doit être clairement identifié et inclure une adresse postale valide, qui doit rester valide pendant au moins 60 jours après l'envoi du message.

Se désabonner

Vous devez inclure un mécanisme de désinscription fonctionnel qui permettra au destinataire de se retirer de la liste (sans frais), et ce mécanisme doit rester valide pendant au moins 60 jours après l'envoi du message. La demande de désabonnement doit être traitée sans délai et doit être traitée dans les 10 jours ouvrables. Il ne doit pas être demandé au destinataire de fournir d'autres informations que son adresse courriel.

*Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes

Consentement

Qu'est-ce que le consentement "explicite" ?

Pour que le consentement soit considéré comme "explicite", la personne doit prendre des mesures affirmatives pour s'inscrire volontairement sur votre liste.

Vous devez vous demander: Le destinataire a-t-il dit "Oui" pour recevoir mon CEM?

CONSENTEMENT = PERMISSION

Qu'est-ce que le consentement "implicite" ?

Le consentement "implicite" est obtenu lorsqu'une relation existe, mais que le destinataire est ajouté à votre liste sans aucune action affirmative.

Note : Un message envoyé pour demander le consentement (tel qu'une confirmation courriel) est également considéré comme un CEM et doit donc se conformer à toutes les exigences de LCAP. La plupart des expéditeurs devront obtenir un consentement "implicite" (par exemple en effectuant un achat, lors d'un salon professionnel) avant d'envoyer la confirmation par courriel.

Comment puis-je prouver mon consentement ?

Exemple 1 - Consentement explicite

Une personne remplit un formulaire sur votre site Web dans l'intention d'être inscrite sur votre liste. Une confirmation est envoyée à l'adresse courriel. Le destinataire doit cliquer sur un lien pour confirmer qu'il souhaite être inscrit sur la liste. Lorsqu'il clique sur le lien, la date, l'heure et l'adresse IP sont enregistrées comme suit:

Nom : Kevin Huxham
courriel  : kevin@mydummyaccount.com
SignupDateTime : 2013-04-21 21:16:58.090 EST
IP : 67.123.234.123
Host : mx3.mydummyaccount.com

Note : Les informations ci-dessus en gras sont enregistrées par défaut pour chaque liste opt-in confirmée avec Cakemail et peuvent être fournies sur demande.

Le formulaire pourrait également être configuré pour demander:

Adresse: 4020, St. Ambroise, #301
Ville: Montréal
Province/État: Québec
Pays: Canada
Postal: H4C 2C7
Téléphone: 555-555-5555

Exemple 2 - Consentement explicite

Une personne vous donne sa carte de visite lors d'un salon professionnel dans l'intention d'être inscrite sur votre liste. Le problème est que vous devez être en mesure de prouver que vous ne l'avez pas ramassée sur le sol des toilettes pour hommes. L'idéal serait d'envoyer une confirmation à l'adresse courriel au moment de l'événement (ou peu après) pour demander une confirmation (où les informations ci-dessus pourraient être enregistrées). Le consentement "exprès" pourrait être prouvé si vous demandiez au destinataire de donner son accord pour être inscrit sur votre liste au dos de la carte. Il vous faudrait alors conserver la carte comme preuve.

Exemple 3 - Consentement explicite

Une personne vous donne son adresse courriel par téléphone dans l'intention d'être inscrite sur votre liste. Le même processus d'envoi d'une confirmation courriel s'applique, mais le consentement "exprès" pourrait être prouvé SI vous enregistriez la conversation pour chaque destinataire.

Exemple 4 - explicite/implicite

Le destinataire fournit son adresse courriel à l'expéditeur lors du règlement de son achat en ligne. SI cela s'accompagne d'une déclaration claire exigeant une action affirmative (par exemple en demandant au destinataire de cocher une case vide indiquant "Oui, veuillez m'inscrire pour recevoir votre infolettre"), cela serait considéré comme un consentement "exprès" au titre de LCAP. S'il ne l'est pas, il relèverait de la catégorie des consentements "implicites" et donnerait à l'expéditeur une période de 24 mois pour envoyer des CEM et/ou obtenir un consentement "exprès", pour autant qu'il conserve la trace de l'achat et puisse prouver l'existence d'une relation commerciale.

Remarque : Le consentement "explicite" n'expire jamais, sauf si le destinataire demande à être retiré.

Exemple 5 - Consentement implicite

Si une personne exprime un intérêt pour votre entreprise dans le cadre d'un processus de vente ou saisit son adresse courriel sur votre site Web pour télécharger du matériel éducatif (comme ce livre blanc), elle doit être considérée comme un "prospect" et un consentement "implicite" est donné pour l'envoi de CEM pendant une période de 6 mois seulement.

Exemple 6 - Consentement implicite

Le destinataire est ajouté automatiquement ou doit décocher une case d'exclusion pendant le processus de paiement. Cette méthode n'est pas considérée comme un consentement "exprès" au sens de la CASL et génère généralement un grand nombre de courriels signalés comme pourriel, ce qui nuit à votre réputation d'expéditeur et, par conséquent, à votre livraison.

Exemple 7 - Affilié tiers inconnu

Les listes d'affiliés sont le résultat du partage par une entreprise d'une adresse courriel (ou d'une liste d'adresses) avec une autre. Si une personne s'inscrit pour recevoir des courriels de l'entreprise A, elle ne doit recevoir que des courriels de l'entreprise A (sauf mention contraire lors de la procédure d'inscription). courriel Si elle reçoit également des courriels de l'entreprise B, C et D, elle sera plus susceptible de se plaindre.

En vertu de la CASL, l'entreprise A doit clairement indiquer au destinataire qu'il s'inscrit sur ces "listes de tiers inconnus" et toutes les parties sont responsables de la gestion de ce consentement. Si un destinataire ne souhaite plus recevoir de courriels de la part de l'entreprise B, il incombe à l'entreprise A d'informer et de retirer le consentement de l'entreprise C, D dans un délai de 10 jours ouvrables.

Que dois-je faire pour me conformer à LCAP?

LA LCAP S'APPLIQUE-T-ELLE À VOUS

• Audit de toutes les communications en ligne (Newsletters, Transactionnel, SMS/MMS, Médias sociaux) : sont-elles couvertes par la LCAP?
• Les courriels que vous envoyez sont-ils consultés au Canada?

CRÉER DES ÉQUIPES DE CONFORMITÉ ET DE PRÉPARATION

• Apprenez tout ce que vous devez savoir sur la LCAP
• Assurer l'éducation et la sensibilisation en interne (du stagiaire au PDG).
• Mettez à jour les documents requis (politique de confidentialité, formulaires d'inscription, conditions).
• S'assurer que les contrats et les processus actuels et futurs sont conformes.
• Créer une feuille de route et lancer le processus de mise à jour

EXAMINER LES NIVEAUX ACTUELS DE CONSENTEMENT

• Avez-vous un consentement "explicite" ou "implicite" pour chaque contact?
• Charge de la preuve : assurez-vous de pouvoir prouver le consentement
• Identifier les sources d'entrée (points de vente, centre d'appels, Web social, événements, inscriptions de tiers, etc.)
• Utilisez la période de transition de 3 ans pour obtenir le consentement "explicite" de tous les contacts.

ANALYSE DU CONTENU

• Identifiez-vous clairement avec une adresse postale valide
• Fournir un mécanisme de désabonnement dans chaque CEM

GÉRER VOTRE LISTE DE CONTACTS

• Identifier les lacunes dans les données de la liste : Date de consentement, niveau de consentement, IP/hôte source, statut actuel
• Créez une base de données centralisée et gardez les choses propres
• Être en mesure de traiter et de donner suite à toutes les demandes de désabonnement.

RESPONSABILITÉ

• Examiner les contrats de tierce partie
• Intégrer la responsabilité du fait d'autrui dans tous les contrats des employés, adopter des politiques de conformité et des sanctions pour les employés qui ne s'y conforment pas.
• Devriez-vous vous assurer?
• Obtenir des conseils juridiques - Choisir un avocat qui respecte et comprend la LCAP

Sanctions et application de la loi

L'application du site LCAP est assurée principalement par le Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes (CRTC) et les sanctions prévues sont les suivantes:

Note: Un droit d'action privé est entré en vigueur le 1er juillet 2017, permettant à toute personne d'intenter un recours collectif contre les expéditeurs qui ne se conforment pas à la LCAP.

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