ventes@: les sombres secrets des adresses de fonction

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Je tends à séparer soigneusement ma vie professionnelle et ma vie privée, mais ce n’est pas le cas pour tout le monde. Un de mes emplois précédents offrait des avantages collatéraux tout à fait non-officiels, mais extrêmement réjouissants. Plusieurs personnes partageaient en effet une même adresse courriel liée à un département comme ventes@ ou rh@. Non seulement je pouvais lire les courriels de mes collègues qui utilisaient ces adresses pour leurs communications privées, mais je me suis aussi trouvée «abonnée malgré moi» à une foule d’infolettres dont je ne soupçonnais même pas l’existence!

Femme qui rit devant son écran. Adresses de fonction.

Vous connaissez cette situation?

Un matin, l’ambiance au bureau est soudainement devenue très bizarre alors que «nous» avons reçu une confirmation de paiement pour une tenue très particulière commandée dans une boutique pour adultes...

La rigolade s’est terminée avec l’arrivée d’une nouvelle collègue dans notre groupe. Dès le début, elle a marqué d’un «pourriel» toutes les infolettres que «nous» recevions. Mettant rapidement fin à leur réception. Bien qu’elle ait dû faire face aux plaintes et aux lamentations des autres collègues, elle avait tout à fait raison: elle n’avait pas demandé à recevoir ces courriels. Elle en a profité pour semoncer mes collègues et leur dire d’utiliser une adresse personnelle pour faire livrer leur quart de poulet ou gérer leurs achats.

Plus sérieusement, quelques semaines plus tard, nous n’avons plus été en mesure d’utiliser ces adresses pour communiquer avec nos clients: elles étaient bloquées. 

Nos adresses courriel étaient maintenant utilisées par des polluposteurs et nous recevions un volume énorme de pourriels à gérer. Nous avons compris que nos adresses devaient avoir été redistribuées, voire vendues par le biais de listes illégitimes. Elles étaient devenues inutilisables pour nos propres communications!

Quelles leçons en tirer à titre d’expéditeur sur les adresses liées à des fonctions administratives qui sont dans vos listes:

  • Vous ne pouvez pas prouver que toutes les personnes partageant une adresse de fonction ont donné leur consentement pour recevoir votre infolettre. De plus, si les utilisateurs changent, ce ne sont plus ceux qui se sont abonnés. Vous ne pouvez donc pas avoir un véritable consentement d’un compte de fonction tel ventes@ ou admin@
  • Ces adresses sont facilement utilisables et largement redistribuées par les polluposteurs. Ils composent simplement des adresses courriel en utilisant tous les préfixes de département et en ajoutant simplement le domaine de votre entreprise à la suite du @ (ventes@, rh@, communications@, service@...)

Il en résulte que les courriels utilisant des adresses de fonction ne sont souvent plus livrés par la plupart des fournisseurs de services courriel. Les messages utilisant des adresses de compte de fonction sont bloqués lors du processus d’envoi. Il s’agit d’une façon efficace de lutter contre le pollupostage et de protéger les expéditeurs des plaintes de pourriels pour préserver leur réputation!

Du même coup, ils préservent aussi notre réputation vis-à-vis de nos collègues,  nous, abonnés secrets aux infolettres «Petits dessous coquins pour hommes», «Je tricote pour mon chien» ou «Ma vie avec mon kimchi».